Come passare l'esame di Word
di Marco Lazzari
Università degli Studi di Bergamo
Facoltà di Lettere e Filosofia
Sommario

Introduzione
Questo documento è stato pensato per facilitare il superamento dell'esame di pratica che concorre, con quello di teoria, a far acquisire ai nostri studenti di Lettere e di Lingue i cinque crediti della prova di abilità informatica (A.A. 2002-2003).
Il testo del documento spiega come il documento andrebbe formattato: se si scarica il testo in formato txt e lo si apre in Word, si può provare ad applicare le regole esposte nel seguito e ottenere lo stesso risultato presentato nel pdf. Notare che il documento è formattato secondo regole piuttosto simili a quelle che l'Università prescrive per la redazione delle tesi.
Il documento fa riferimento ai comandi di Word 2000 (versione italiana), ma anche chi ha versioni diverse di Word non dovrebbe avere particolari ostacoli.
Importare e salvare il documento
Immagino di avere scaricato da rete (o copiato da dischetto) il file originale.txt sul mio disco fisso; per mettermi nelle condizioni dell'esame, immagino di averlo salvato sul desktop.
Per prima cosa lancio Word (all'esame è capitata gente che non ci riusciva...), poi menu File, clicco su Apri, mi si apre la finestrella con la quale comunico al sistema operativo quale file mi serve. Che cosa devo fare? In Cerca in devo muovermi finché non arrivo su Desktop, in Tipo file devo impostare un valore che sia compatibile con il mio originale.txt, dunque *.txt oppure *.* (attenzione, molti studenti qui vanno in crisi!): a questo punto nella parte centrale della finestra dovrebbe essere presente il file originale.txt, che seleziono e apro.
Il salvataggio è un altro di quegli ostacoli che generano crisi negli studenti non frequentanti: il 20% dei candidati viene bocciato per il fatto che il file consegnato non è in formato Word (incredibile, ma vero!).
Molto banalmente: File / Salva con nome, per le stesse ragioni di prima seleziono il Desktop quale sede del salvataggio, in Nome file scrivo il nome che voglio assegnare al file (all'esame coincide con il numero di matricola) e in Tipo file imposto il valore Documento Word (*.doc).
Perché ho scritto in grassetto l'ultima parte del paragrafo? Perché molti studenti danno per scontato che Word salverà il documento come piace a loro, mentre invece, in assenza di indicazioni diverse, Word cerca di mantenere il formato txt; dunque sullo schermo continuo a vedere il testo formattato, ma se lo chiudo e lo riapro, mi ritrovo con niente in mano.
Ora posso procedere con la formattazione, ricordandomi di tanto in tanto - e alla fine - di ri-salvare il documento (File / Salva, o più semplicemente un clic sull'icona con il dischetto).
Impostare il tipo di paragrafo "Standard"
Dando un'occhiata al documento, mi accorgo che è costituito da una prima parte - poche righe - di titolazione, poi c'è un sommario, poi il testo vero e proprio, suddiviso in vari capitoli, ciascuno dei quali è preceduto da un titolo; il testo è formato da due tipi di paragrafi: un paragrafo che chiameremo Standard, impostato secondo le regole di composizione delle tesi stabilite dall'Università, e un paragrafo che chiameremo Citazione, per brani da evidenziare nel flusso del documento.
Allora, come prima cosa definisco le caratteristiche del testo Standard:
* seleziono un intero paragrafo (ossia una porzione di testo da un acapo al successivo;
* vado nel menu File e seleziono la voce Paragrafo: in Allineamento scelgo Giustificato (per avere i paragrafi incolonnati sia a sinistra sia a destra), in Speciale seleziono Prima riga e in Rientra di specifico 1 cm.
Si noti che l'elenco precedente è stato formattato con la voce Elenchi puntati e numerati del menu Formato.
Ritorno al mio paragrafo, quello che avevo selezionato prima e che ho giustificato e rientrato. Adesso, mantenendolo selezionato, gli attribuisco il tipo di carattere che desidero: torno quindi nel menu Formato, scelgo la funzione Carattere e imposto un font Times New Roman di 12 punti tipografici di corpo.
Adesso, attenzione: sempre mantenendo selezionato il paragrafo al quale ho attribuito quelle caratteristiche che sappiamo, vado con il cursore nella tendina degli stili, quella dove probabilmente in questo momento vedo scritto Normale, oppure Testo normale, oppure Corpo del testo, oppure... Vado lì e clicco sulla stringa Normale (o quel che l'è): se ho fatto le cose per bene, la scritta risulta evidenziata e allora io sovrascrivo Standard, come avevamo convenuto all'inizio. E poi premo Invio. In questa maniera ho creato uno stile di paragrafo con le mie impostazioni preferite. Notare che ho usato una scorciatoia, perché la creazione dello stile dovrebbe passare per Formato / Stile, ma in questo caso va bene così.
E adesso? Adesso seleziono tutto il documento dalla Introduzione fino alla fine. Lo posso fare scorrendo con il mouse, ma un modo rapido è questo: metto il puntatore (ossia, per i più, clicco con il mouse) davanti alla parola Introduzione, lassù in cima, e poi pigio in contemporanea i tasti Ctrl Shift e Fine. In questo modo il documento mi verrà selezionato da Introduzione fino in fondo. A questo punto vado sul selettore degli stili, ossia sulla freccetta accanto alla tendina con i nomi degli stili (quella con cui ho lavorato prima), faccio scendere la tendina e seleziono la voce Standard. Ecco che tutto il documento mi appare formattato secondo le regole che avevo stabilito prima.
Uno potrebbe obiettare: sì, ma così mi vengono formattati in quel modo anche i titoli e le citazioni. D'accordo, rispondo io, poi provvederemo a differenziarli. Ma se dovessi attribuire lo stile Standard solo ai paragrafi fino alla prima citazione, poi saltare quella e riapplicare lo Standard ai paragrafi successivi, ma solo fino alla citazione seguente o alla fine del capitolo e così via, non finirei più di scrivere il mio documento. Il nostro scopo è invece quello di sfruttare le funzioni di Word e un po' di strategia per formattare documenti presto e bene. Il tempo che risparmieremo potrà essere usato per scopi meno noiosi della formattazione.
Ed ecco che mi accorgo che, nell'impostare le caratteristiche del paragrafo, mi sono scordato - si fa per dire - di definire l'interlinea, che nelle regole delle tesi attualmente è di 1,5 righe. Poco male: seleziono uno qualsiasi dei paragrafi Standard, ritorno nel menu Formato, riprendo Paragrafo e nella tendina Interlinea scelgo la voce 1,5 righe. Ora, sempre tenendo selezionato quel paragrafo, vado nella tendina degli stili e cerco di ri-applicare lo stile Standard: mi compare una finestrella dalla quale mi si chiede se intendo ridefinire lo stile Standard secondo l'esempio o se voglio riapplicare lo stile come definito prima; opto per la ridefinizione dello stile e la mia modifica si propaga su tutto il documento.
Impostare il tipo di paragrafo "Citazione"
In una tesi/tesina letteraria è normale inserire citazioni, ossia brani di qualche autore che si vogliono riportare integralmente; quando questi brani sono brevi, la tradizione insegna che si possono citare in linea, ossia all'interno del paragrafo che si sta componendo; se le citazioni sono lunghe, è buona norma estruderle dal paragrafo ed evidenziarle tipograficamente.
Come fare? Noi le proponiamo in paragrafi con interlinea singola, giustificazione, rientro destro e sinistro di due centimetri, nessun rientro speciale per la prima riga, carattere uguale a quello Standard, ma con l'aggiunta del corsivo. Tanto per usare un'altra caratteristica di Word, mettiamo anche lo sfondo colorato (in una tesi non lo farei!).
Memori di quanto abbiamo fatto per il paragrafo Standard, procediamo nello stesso modo, formattando prima un singolo paragrafo, creando poi lo stile Citazione e applicandolo infine a tutti i paragrafi che lo richiedono.
Per formattare un paragrafo lo seleziono, poi vado nel solito menu Formato a prendere la funzione paragrafo e imposto da lì rientri, interlinea, giustificazione. Poi sistemo il carattere come ho detto. Mi accorgo però di uno sgradevole effetto: avendo tolto l'interlinea 1,5, la citazione risultata più vicina al paragrafo che la segue di quanto non sia al paragrafo che la precede. Questo è un controsenso, caso mai potrebbe andar bene il contrario. Come ovviare? Usando la funzione di spaziatura verticale dei paragrafi: mantenendo selezionato il paragrafo rientro in Formato / Paragrafo e in Spaziatura / Dopo imposto 12 punti tipografici di spazio. In questo modo il paragrafo mi si allontana da quello che lo segue. Ora gli posso mettere lo sfondo colorato: menu Formato, voce Bordi e sfondo, selettore Sfondo (alternativo a Bordi e a Bordo pagina), clicco nela tavolozza sul colore che preferisco (facciamo grigio 20%), mi assicuro che nella tendina Applica a sia impostata la voce Paragrafo e confermo. Ora sono pronto per creare lo stile nello stesso modo di prima, cioè andando sulla tendina degli stili e scrivendo citazione al posto di Standard (lo devo fare mantenendo selezionato il paragrafo modello).
Ora posso andare su tutti i paragrafi di tipo citazione e assegnare loro lo stile Citazione: in un colpo solo erediteranno tutte le caratteristiche dello stile; e quando vorrò modificarne l'aspetto, mi basterà cambiare la definizione dello stile perché tutti i paragrafi di quel tipo mutino in un sol colpo.
I titoli dei capitoli e il sommario
Se non ci sono motivi particolari che inducono a fare altre scelte, i titoli dei capitoli vanno formattati sfruttando gli stili predefiniti Titolo 1, Titolo 2 eccetera. Dunque, mettiamo il mouse sul paragrafo con il titolo Introduzione e dalla finestrella degli stili selezioniamo Titolo 1 e così via per i vari titoli.
Attenzione: gli stili-titolo vanno usati nell'ordine, senza salti. Ovvero: per i titoli di livello più alto uso lo stile Titolo 1, per quelli di secondo livello lo stile Titolo 2 e così via. Perché faccio questo discorso? Perché capita spesso di vedere usare stili in maniere bizzarre: prima il Titolo 2, poi il Titolo 4, e via di questo passo. Come mai? "Perché il Titolo 2 assomiglia di più a quello che ha usato Lei".
Il modo giusto è quello di usare gli stili nell'ordine che ho detto, dopo di che, se "non mi piace" il tipo di carattere di un certo titolo, ne cambio lo stile come ho imparato a fare nelle pagine precedenti.
Nel nostro caso accontentiamoci degli stili che ci propone Word e concentriamoci sul Sommario. Il Sommario è per Word quello che fra noi umani è spesso chiamato Indice: l'elenco dei titoli dei capitoli, eventualmente seguiti dall'indicazione della pagina nella quale si trova l'inizio del capitolo stesso.
Word mette a disposizione uno strumento potente di generazione del Sommario: ci basta mettere il cursore nel punto in cui abbiamo deciso di inserire in nostro indice, poi andiamo nel menu Inserisci e selezioniamo la voce Indici e Sommario... Nella finestrina che compare optiamo per il selettore Sommario (l'Indice per Word è un'altra cosa) e dalla tendina Formati scegliamo il tipo di Sommario che più ci piace (trascuriamo qui le altre opzioni): nello spazio Anteprima di stampa vediamo come ci apparirà il sommario; quando siamo soddisfatti della scelta, confermiamo e il Sommario viene creato andando a pescare tutti i titoli dei capitoli ai quali noi abbiamo in precedenza attribuito gli stili Titolo 1, Titolo 2 eccetera.
Margini, intestazione e piè di pagina, bordi
I margini della pagina
L'impostazione dei margini della pagina permette di definire quello spazio, all'interno del foglio, che verrà "riempito" di testo.
Vado nel menu File e scelgo Imposta pagina...; seleziono Margini e imposto margine superiore e inferiore a tre centimetri.
L'intestazione (e i bordi)
Poi sistemo l'intestazione e il piè di pagina, ossia quegli elementi ripetitivi che trovo in cima e in fondo a ciascun foglio.
Menu Visualizza, scelgo Intestazione e piè di pagina. Il cursore mi viene portato in cima alla pagina, nella zona riservata all'intestazione, e il corpo del documento viene scritto in grigio: niente paura, tornerà dei suoi colori al momento opportuno e quando stamperemo tutto sarà in ordine.
Dunque, nella zona dell'intestazione scrivo "Esercizio passepartout", poi centro il paragrafo (con Formato / Paragrafo o con l'icona di centratura). Ora vado nel menu Formato, prendo Bordi e sfondo..., scelgo Bordi, clicco sullo stile di linea che preferisco (nel nostro caso quella solida), imposto uno spessore di un punto tipografico, nell'area di Anteprima clicco sotto il fac-simile di paragrafo per impostare un bordo inferiore e confermo.
Se ho seguito le istruzioni, ecco che la mia intestazione ha il suo bordino lungo quanto il paragrafo.
Il piè di pagina
Passo al piè di pagina. Per farlo sfrutto la barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina, che mi è comparsa sullo schermo nel momento in cui ho selezionato la funzione omonima. Per spostarmi tra intestazione e piè di pagina clicco sull'icona con il rettangolo bianco (la pagina) e i due rettangoli gialli (intestazione e piè di pagina), la cui didascalia, se ho la pazienza di attendere che compaia, dice per l'appunto Alterna intestazione/piè di pagina.
Il campo sinistro del piè di pagina contiene alcuni elementi automatici, ossia il numero della pagina e il numero totale delle pagine del documento: scrivo innanzitutto "Pagina "; poi nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina clicco sul pulsante con il simbolo # (e la didascalia Inserisci numero di pagina), inserendo il numero della pagina corrente; scrivo " di "; nella barra degli strumenti clicco sul pulsante con il simbolo ++ (e la didascalia Inserisci numero di pagine), inserendo il numero totale delle pagine del documento.
Sistemato il campo sinistro, pigio il tasto TAB e mi porto nel centro della riga: qui scrivo "Esercizio di formattazione".
Poi ripiglio TAB e mi porto sulla destra, già allineato con il margine destro (le posizioni di tabulazione del piè di pagina sono predefinite per ottenere tre campi allineati in questo modo). Inserisco la data premendo il pulsante con il simbolo del calendario. Faccio un bordino superiore adattando la procedura dell'intestazione.
Note
Nella prima pagina c'è una nota a piè di pagina. L'inserimento delle note è uno dei cavalli di battaglia di tutti i tesisti e anche una delle sorgenti di guai, perché Word ha spesso manifestazioni strane nella gestione degli spazi verticali e delle note. Non ne trattiamo qui, limitandoci a inserire una notarella semplice, che non dovrebbe dare guai.
Come fare? Semplicissimo: piazzo il cursore nel punto esatto nel quale voglio far comparire il richiamo alla nota (nel nostro caso appena dopo la parola "formattato" dell'Introduzione); seleziono dal menu Inserisci la voce Nota a piè di pagina...; mi compare una finestrella che presenta già selezionate le opzioni che mi interessano, ossia nota in fondo ala pagina con numerazione automatica, e quindi confermo e procedo; Word mi porta in fondo alla pagina, dove posso scrivere il testo della nota; quando ho finito, clicco all'interno dello spazio riservato al teso della pagina e ritorno a lavorare sul corpo del documento.
Notare che Word mantiene la numerazione delle note, ragion per cui posso inserire senza problemi una nuova nota fra due già esistenti, posso eliminarne, posso spostarne senza dovermi curare di rinumerare. E le note, almeno in teoria, seguono il testo al quale sono legate. La pratica a volte è un po' diversa, ma avevamo detto che non ne avremmo trattato e ci fermiamo qui.
Le prime righe e la spaziatura
Le prime righe del documento, con titolo, autore eccetera, non dovrebbero presentare particolari difficoltà, eppure è proprio lì che si nota la differenza fra chi ci sa fare e chi no.
In primo luogo, perché chi ci sa fare riesce a risparmiare tempo nella formattazione di quelle poche righe. In secondo luogo perché è su paragrafi di questo genere che si scopre facilmente se chi formatta ha chiaro il meccanismo della formattazione verticale: basta vedere se lo spazio fra i paragrafi viene fatto con Formato / Paragrafo / Spaziatura (corretto), oppure con Formato / Paragrafo / Interlinea (scorretto, anche se apparentemente preciso), o con l'inserimento di righe bianche (orrore!).
Stenderò un velo pietoso sul fatto che c'è gente che all'esame cerca di centrare i paragrafi portandoli verso il centro della pagina a colpi di barra spaziatrice.
Dunque, facciamo in fretta: le quattro righe sono tutte centrate e hanno uno stesso tipo di carattere, un carattere senza grazie (o bastone), che potrebbe essere un Arial.
Allora selezioniamo tutte e quattro le righe (non ripetiamo le stesse operazioni quattro volte, come vedo fare spesso!) e assegniamo loro sia l'Arial che la centratura. Non sto a dire come si fa, dovrebbe essere già chiaro.
Poi le seleziono una per volta e altero il carattere, in modo che ogni riga assuma le dimensioni corrette: diciamo che per la prima ho impostato un corpo di 20 punti tipografici, per la seconda di 12, di 16 per la terza e di 14 per l'ultima. La seconda è in corsivo, la terza e la quarta hanno i "colori sociali" dell'Ateneo e della Facoltà , giusto per imparare una cosa un po' più sofisticata del solito: seleziono tutta la terza riga, vado in Formato / Carattere, abbasso la tendina di Colore carattere, scelgo la voce Altri colori e, nella schermata successiva, Personalizzati; definisco il colore secondo le tre componenti RGB, assegnando 0 a rosso e verde e 128 al blu; analogamente procedo con il colore della quarta riga, attribuendo i valori 153, 188 e 193 alle tre componenti nell'ordine (non li ho scelti io).
Le sostituzioni
E veniamo all'ultimo punto, quello delle sostituzioni.
Fare una sostituzione globale in un documento Word è piuttosto semplice: menu Modifica, voce Sostituisci, nel campo Trova si scrive la stringa che deve essere sostituita, nel campo Sostituisci con si scrive la stringa che deve apparire, si pigia il pulsante Sostituisci tutto e il giuoco è fatto.
Sperimentiamo qui una sostituzione più sofisticata: nel documento viene ripetuta più volte la parola Standard per indicare il tipo di paragrafo più diffuso nel documento; e, ogni volta che ricorre, la parola è scritta in corsivo. Immaginiamo di non averla mai scritta in corsivo: come fare per trasformarla rapidamente?
Menu Modifica, voce Sostituisci. Nel campo Trova scrivo Standard; pigio il tasto Altro ed espando la finestra, mostrando funzionalità aggiuntive dell'interattore di sostituzione; sposto il cursore nel campo Sostituisci con e riscrivo Standard (si può fare in un modo ancor più sofisticato, ma lo vedremo poi); a questo punto pigio il pulsante Formato, poi seleziono Carattere, mi compare la familiare finestrella dell'impostazione del carattere e seleziono corsivo, poi confermo; nella tendina Cerca seleziono la voce Tutto; pigio il tasto Sostituisci tutto e la sostituzione si propaga in tutto il documento.
Posso riprovare anche con Citazione, magari avendo cura di selezionare la casellina maiuscole/minuscole, per evitare che vengano rese in corsivo anche le occorrenze della parola "citazione" distinte dal nome "Citazione" del paragrafo Citazione (!).
E ora, una esibizione da 30 e lode, se nell'esame di Informatica generale ci fossero ancora i voti e non il giudizio di idoneità: Modifica / Sostituisci; se ho fatto i due esercizi precedenti, mi ritrovo già impostati maiuscole /minuscole nel Trova e corsivo nel Sostituisci con, per cui sono già a metà strada - se non lo sono, provvedo; in Trova scrivo "Titolo " (ossia la parola Titolo seguita da uno spazio e con la T maiuscola) e poi premo il pulsante Speciale e seleziono la voce Qualsiasi cifra; poi metto il mouse nel campo Sostituisci con (cancello quello che eventualmente fosse rimasto dalla precedente sostituzione) e da Speciale seleziono Testo cercato; premo Sostituisci tutto e, se tutto è andato bene, in un colpo solo ho messo in corsivo tutte le occorrenze di Titolo 1, di Titolo 2, eccetera.
FINE DELL'ESERCIZIO DI FORMATTAZIONE